Плохой опыт с ботами почти всегда про одно: бот не признал, что не знает ответа. Правило передачи диалога решает это лучше, чем ещё сто страниц в базе знаний.

Почему передача важнее полноты ответов

Клиент прощает боту незнание. Он не прощает уверенный неправильный ответ и хождение по кругу. Поэтому первое, что настраивают в боте, это не количество тем, а условие выхода.

Бот, который отвечает на семь вопросов из десяти и честно передаёт остальные три, работает лучше бота, который пытается ответить на все десять.

Четыре случая, когда бот обязан позвать человека

  1. Нет ответа в материалах. Вопрос вне утверждённой базы. Придумывать нельзя.
  2. Цена вопроса. Деньги, договор, сроки поставки, возврат. Всё, где ошибка стоит денег или репутации.
  3. Эмоция. Клиент раздражён или повторяет вопрос третий раз. Дальше диалог ведёт человек.
  4. Прямая просьба. Клиент просит человека. Это выполняется сразу, без уговоров попробовать ещё раз.

Как выглядит корректная передача

Что говорит бот

Коротко: не могу ответить точно, передаю коллеге. Без извинений на три строки и без обещаний, за которые отвечает человек.

Что получает сотрудник

Всю переписку, а не последнее сообщение. Клиент не должен объяснять свой вопрос второй раз: это главная причина раздражения при передаче.

Что делать вне рабочих часов

Бот честно называет время ответа и берёт контакт. Худший вариант это когда бот молчит о том, что человека сейчас нет, и клиент ждёт впустую.

Что подготовить со стороны команды

  • Список тем для передачи. Составляется до запуска и согласуется с теми, кто будет отвечать.
  • Дежурство. Понятно, кто принимает переданные диалоги в рабочее время и что происходит вне его.
  • Время реакции. Обещание в сообщении бота совпадает с тем, что команда реально выдерживает.
  • Одно место для ответов. Сотрудник видит переданные диалоги в одном окне, а не в четырёх мессенджерах.

Как проверить правило до запуска

  1. Возьмите реальные обращения. Тридцати недавних переписок обычно достаточно.
  2. Разметьте их. Отметьте, где бот должен ответить сам, а где передать.
  3. Прогоните через бота. Смотрите не на красоту формулировок, а на совпадение с разметкой.
  4. Считайте ошибки передачи. Ответил сам там, где должен был передать, это дефект. Передал лишний раз это допустимо.

Такая проверка занимает день и снимает большинство сюрпризов первой недели.


Часто задаваемые вопросы

Не будет ли бот передавать слишком много?

На старте будет, и это правильная настройка. Порог опускают постепенно, по мере того как видно, где бот отвечает точно.

Нужен ли отдельный сотрудник под переданные диалоги?

Обычно нет. Достаточно дежурства в существующей команде поддержки и одного места, где эти диалоги видно.

Как бот понимает, что клиент раздражён?

По прямым признакам: повтор вопроса, отказ от предложенного ответа, просьба позвать человека. Угадывать настроение по тону не нужно.

Что делать, если человек не отвечает вовремя?

Менять обещание в сообщении бота на то, что команда выдерживает. Неверное обещание вредит сильнее, чем честное «ответим завтра до обеда».

Поделиться:

LinkedIn Facebook